Il convient de présenter les conditions nécessaires aux échanges dématérialisés, avant de les étudier plus précisément.
Un «échange dématérialisé» ou «échange numérique» se définit comme un "échange d'information entre un émetteur et un récepteur par tout procédé numérique, à l'exclusion du format papier".
La mise en place d'échanges dématérialisés nécessite, avant tout, une harmonisation des moyens techniques utilisés afin d'assurer l'intégrité de l'information après sa transmission entre l'émetteur et le récepteur.
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Ainsi, un formulaire électronique mis en ligne par l'Administration doit pouvoir être lu par les administrés.
Il en va de même pour tous les autres échanges numériques.
Dans le cadre de ce module, seront désignés par le terme «acteur» toute personne (émetteur ou récepteur) :
qu'elle soit physique (ex : un notaire) ou morale (ex : une entreprise) ;
qu'elle soit professionnelle, c'est-à-dire qu'elle se serve de l'échange dans le cadre de sa profession (ex : un avocat, un greffier) ou non (ex : un citoyen) ;
transmettant des informations par voie numérique.
Outre le fait de bénéficier d'une connexion au réseau Internet, il est nécessaire que les différents acteurs des échanges utilisent les mêmes outils informatiques :
Hardware (c'est-à-dire le même type de matériel informatique : ordinateurs, modems, lecteurs à puces, etc.) ;
Software, c'est-à-dire les mêmes logiciels, ou des logiciels compatibles entre eux, garantissant des formats de fichiers (fichiers Word, PDF, etc.) pouvant être lus par tout utilisateur d'échange numérique. Certains échanges plus restreints pourront reposer sur des formats très spécifiques, tandis que la recherche de la plus grande accessibilité possible aux échanges pourra conduire à la mise en place de «traducteurs» permettant aux utilisateurs de n'importe quel logiciel de communiquer entre eux.
Systèmes de sécurisation : les mêmes systèmes de chiffrement, ainsi que des connexions à Internet sécurisées.
En possédant des outils informatiques similaires et/ou compatibles, les acteurs numériques peuvent correspondre et échanger numériquement.
Au contraire, un manque de compatibilité entre eux ne présenterait que des inconvénients car, outre le temps qu'ils passeraient à déchiffrer l'information envoyée numériquement, les utilisateurs d'échanges numériques seraient finalement contraints de recourir au format papier. Une exception est la mise en place de «traducteurs» de données, qui permet de s'affranchir de ces contraintes, mais dont la mise en place demeure assez complexe.
Il est nécessaire de dresser, au préalable, un panorama de l'environnement informatique dans lequel s'inscrivent les différentes professions juridiques, afin de mieux cerner leurs possibilités de recourir aux échanges dématérialisés.
